Entgeltumwandlung, was muss ich beachten bzw. wie gehe ich vor?

Zunächst informiere ich mich bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) über den Angebotsrechner (eventuell auch mit Rückrufservice unter http://www.vbl.de/rueckruf-service) oder über die telefonische Hotline 0180 5 677710.

Die VBL erstellt mir daraufhin ein individuell abgestimmtes Angebot. Per Post  und/oder per Download erhalte ich ein maschinell vorausgefülltes Antragsformular zusammen mit dem Vordruck „Zusatzerklärung zum Antrag auf Abschluss einer freiwilligen Versicherung“ (für den Fall einer nachträglichen Änderung bzw. bei verspätetem Antragseingang).

Dieses von mir unterschriebene Antragsformular sowie ggf. die Zusatzerklärung lege ich meiner „personalverwaltenden“ Dienststelle vor.

Die personalverwaltende Dienststelle wird sich u. U. den Antrag sowie ggf. die Zusatzerklärung kopieren und in jedem Fall die Originale an die zuständige personalabrechnende Dienststelle (in Hessen ist die z.B. die Hess. Bezügestelle, beim Bund wäre dass das zuständige Dienstleistungszentrum) zur Prüfung weiterleiten.

Dort ist der Antrag entsprechend zu prüfen. Über eventuelle Unstimmigkeiten werde ich informiert.

Meine personalverwaltende Dienststelle schließt erst nach der Prüfung und positiven Rückmeldung durch die personalabrechnende Dienststelle die notwendige Zusatzvereinbarung mit mir ab.

Die Zusatzvereinbarung wird anschließend der personalabrechnenden Dienststelle übersandt.

Die personalabrechnende Dienststelle ergänzt den Punkt "Erklärung des Arbeitgebers" und übersendet den Originalantrag sowie ggf. die Zusatzerklärung an die VBL. Die Entgeltumwandlung wird mit meiner nächsten fälligen Abrechnung durchgeführt. Da nur künftige Entgeltansprüche umgewandelt werden können empfielt es sich, dass ich mindestens zwei Monate vor Fälligkeit tätig werde. Wenn ich also ab Januar eine Entgeltumwandlung anstrebe, sollte ich mich spätestens im November mit der VBL in Verbindung setzen.

 WICHTIG! Bei der Entgeltumwandlung nach § 3 Nr. 63 EStG (jährlicher Höchstbetrag von zurzeit 2.640,00 € + 1.800,00 €) ist zu beachten, das eine Anrechnung auf die Steuerfreiheit der Umlage nach § 3 Nr. 56 EStG (Höchstbetrag zurzeit 660,00 € jährlich) erfolgt. Bei den Vorschriften nach § 3 Nr. 63 EStG und § 3 Nr. 56 EStG handelt es sich jeweils um Jahresbeträge. Das bedeutet, dass die monatlich bereits gewährte steuerfreie Arbeitgeberumlage nach § 3 Nr. 56 EStG in Höhe von zurzeit 55,00 € für die bereits abgerechneten Monate zurückgerechnet wird. Im Einzelfall kann es daher zur Nachberechnung von Steuern und auch von Sozialversicherungsbeiträgen kommen. Was wiederum bedeutet, dass im Monat der erstmaligen Entgeltumwandlung das Nettoentgelt überdurchschnittlich geringer ausfällt.

Von der VBL wird nach Eingang des Antrages der Versicherungsschein erstellt und mir direkt zugesandt. Die personalabrechnende Dienststelle erhält eine Kopie des Versicherungsscheins.

Während der Unterbrechung meiner Arbeitsleistung durch Krankheit, Mutterschutz, Sonderurlaub sowie auch bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses kann ich die Entgeltumwandlung über private Zahlungen direkt an die VBL unter Angabe meiner VBL-Versicherungsnummer weiterführen.

Weitergehende Informationen zur Entgeltumwandlung gibt es bei der VBL bzw. im VBL-Wiki

Dieser Beitrag gibt den Sachstand vom 01.10.2011 wieder. Neuere Entwicklungen sind in diesem Beitrag nicht berücksichtigt.

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